Consiglio Nazionale delle Ricerche
Direzione Generale

Pos. 6.9 Prot. n. 0012893

Roma, 3 marzo 2005

Al Direttori dei Dipartimenti
Responsabili degli Uffici di Diretta Collaborazione
e ai Dirigenti degli Uffici della Direzione Generale

e p.c Al Presidente
CNR Sede

Oggetto: Direttiva in materia di "protocolli interni" - DPR 28 dicembre 2000, n. 445.

Il DPR 28 dicembre 2000, n. 445, recante il “T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, prevede l’introduzione nelle pubbliche amministrazioni del protocollo unico informatico.

Il complesso di norme in materia di gestione documentale contenute nel T.U. citato è finalizzato a rendere il protocollo una risorsa strategica per il buon andamento dei procedimenti amministrativi che garantisca, attraverso i documenti che l’amministrazione produce, la trasparenza ed il controllo dell’azione amministrativa.

Tenuto conto che il CNR, alla luce delle Regole tecniche di cui all’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, ha già avviato le procedure per l’applicazione del nuovo sistema operativo di gestione e tenuta dei documenti amministrativi, si è rilevata la necessità di porre in essere alcuni atti preliminari di organizzazione che consentano, nelle more dell’entrata in vigore del protocollo informatico, di uniformarsi parzialmente alle nuove disposizioni normative.

In particolare, con l’entrata in vigore del protocollo unico, tutti i sistemi di registrazione interna cesseranno di esistere, pertanto, le strutture in indirizzo, al fine di garantire il controllo e la trasparenza dell’azione amministrativa, dovranno attenersi, sin da ora, alle indicazioni di seguito fornite.

I documenti interni che vengono scambiati tra le diverse unità operative dell’amministrazione centrale si distinguono in:

a) documenti di carattere giuridico-probatorio;
b) documenti di carattere informativo.

I documenti di carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e la regolarità dei procedimenti amministrativi o qualsiasi atto o documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.

Preso atto che, a decorrere dal 1 gennaio 2005, in coerenza con il DPR 445/2000, il protocollo generale del CNR ed il protocollo del personale sono stati unificati e viene utilizzata un’unica numerazione progressiva di registrazione, i documenti di carattere giuridico-probatorio, in quanto tali, devono essere registrati con il protocollo generale dell’Ente che consente di attribuire al documento data, forma, certezza della provenienza e, soprattutto, l’inserimento nel fascicolo relativo al procedimento amministrativo di riferimento.

Con il protocollo interno delle singole strutture possono essere registrati unicamente i documenti interni di carattere informativo quali note informali, memorie, appunti, brevi comunicazioni che non abbiano, in ogni caso, rilevanza giuridica ai fini della relativa azione amministrativa.

I Direttori dei Dipartimenti sono pregati di portare a conoscenza dei Dirigenti e Responsabili dei Servizi/Uffici dell’amministrazione centrale la presente direttiva, ricordando che la procedura indicata ha carattere transitorio e sarà modificata e semplificata a seguito dell’entrata in vigore del protocollo informatico.

IL DIRETTORE GENERALE f.f.
Dott. Angelo Guerrini