Consiglio Nazionale delle Ricerche
Direzione Centrale Supporto alla Gestione delle Risorse
Ragioneria della Struttura Amministrativa Centrale
Il Dirigente
Ufficio ContabilitĂ Fiscale
Il Responsabile
00185 Roma - P.le Aldo Moro, 7

Circolare n. 10/2006

AMMCNT – CNR
N. 0020844 del 10/03/2006

A
Tutti i Dirigenti/Direttori
delle UnitĂ Organiche e Strutture
del C.N.R.

LORO SEDI

Oggetto: Integrazione al manuale operativo sulle spese di trasferta.

Sono pervenuti agli scriventi alcuni quesiti nei quali sono state effettuate considerazioni e manifestate specifiche esigenze, anche di riservatezza, in ordine alla documentazione per il rimborso delle spese dei biglietti aerei acquistati “on line” mediante carta di credito ed alla possibilità di procedere al rimborso delle spese relative alle provvigioni applicate dalle agenzie di viaggi per l’emissione dei biglietti.

Si è ritenuto, pertanto, necessario apportare un’integrazione al manuale in oggetto riformulando il paragrafo 1.4.2 “Rimborso delle spese di viaggio e alloggio”.

In particolare:

• nel caso di biglietti aerei emessi con il sistema elettronico o acquistati “on line”, tramite Internet, con carta di credito, si precisa che qualora non sia possibile presentare il biglietto stesso, non essendone previsto il rilascio in aeroporto, la copia dell’estratto conto relativo all’utilizzo della carta di credito, riportante il corrispondente addebito, può essere sostituita da una apposita dichiarazione con la quale il dipendente attesta, sotto la propria responsabilitĂ , di non essere in possesso del biglietto in quanto la procedura di acquisto “on line” non ne prevede il rilascio, di averne sostenuto la spesa e che la spesa medesima è rimasta interamente a suo carico. Tale dichiarazione non può essere ammessa nell’eventualitĂ che dalla “conferma della prenotazione”, o da analogo documento, non sia possibile evincere il costo del biglietto. Nel caso in cui l’acquisto “on line” del biglietto aereo sia stato effettuato tramite una agenzia di viaggi, il documento di addebito emesso dall’agenzia stessa, debitamente quietanzato, sostituisce la documentazione suddetta (copia dell’estratto conto/dichiarazione).
  Peraltro, occorre sottolineare che, nel caso di presentazione di copia del predetto estratto conto, devono essere esposti esclusivamente i dati necessari alla dimostrazione dell’addebito del costo del biglietto oscurando tutti gli altri elementi;

• per quanto riguarda le spese riguardanti le provvigioni applicate dall’agenzia di viaggio per il servizio prestato relativamente all’emissione di biglietti aerei, il relativo rimborso era a suo tempo stabilito dalla circolare del Ministero dell’Economia n. 36 del 24 luglio 2003 nei limiti di Euro 5 per i voli nazionali e di euro 10 per i voli internazionali. Considerati gli adeguamenti al costo della vita e considerato che il predetto Ministero non ha prodotto alcuna direttiva aggiornata sull’argomento, i singoli Direttori/Dirigenti potranno procedere al rimborso delle provvigioni anche in misura superiore a quella predetta. Tuttavia, i Direttori/Dirigenti sono tenuti ad informare i dipendenti che usufruiscono dei servizi di agenzie di viaggio sulla necessitĂ di acquisire preventivamente l’entitĂ della provvigione al fine di accertare che la medesima non si discosti in misura eccessiva rispetto agli importi predetti e che, comunque, sia proporzionata rispetto al servizio prestato (emissione biglietti).

Si coglie l’occasione, infine, per ringraziare i Direttori ed il personale amministrativo degli Istituti che con propri quesiti hanno evidenziato alcuni problemi operativi inducendo gli scriventi ad adottare le necessarie integrazioni al manuale in oggetto. Il manuale allegato alla presente, sostituisce, pertanto quello trasmesso con la circolare CNR n. 6 del 2 febbraio.

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Allegati
1) Le spese di trasferta - Manuale operativo - criteri e modalitĂ di corresponsione del trattamento di missione e dei rimborsi spese.