Consiglio Nazionale delle Ricerche
Direzione Generale

Circolare n. 37/2014(Circolare in formato PDF)

AMMCNT - CNR
0094461 del 29/12/2014

Ai Dirigenti/Direttori delle Unità Organiche e Strutture del CNR

Loro Sedi

Oggetto: Processo di Dematerializzazione - modalità di trasmissione dei documenti agli e tra gli Uffici dell'Amministrazione Centrale.

Al fine di dare completa attuazione a quanto già previsto sia dal Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto legislativo n. 82/2005 e successive modificazioni) che dal Testo Unico in materia di documentazione Amministrativa, il CNR ha avviato un progetto per la dematerializzazione dei flussi documentali.

Il processo di dematerializzazione si inquadra come un nuovo strumento in grado di migliorare la condivisione dei flussi documentali e quindi scambio di informazioni tra Istituti/Dipartimenti/Amministrazione Centrale. Il suo corretto utilizzo comporta una maggiore razionalizzazione e semplificazione delle procedure amministrative, una maggiore flessibilità e semplicità nel rintracciare le informazioni archiviate e, non ultimo, una riduzione dei tempi e dei costi di gestione della documentazione stessa.

Pertanto, per dare attuazione a tale processo si richiede che a far data dal 15 gennaio 2015, la trasmissione di qualunque documento ad Uffici dell'Amministrazione Centrale avvenga esclusivamente tramite il sistema di interoperabilità del protocollo informatico. Per quanto invece attiene la trasmissione dei documenti tra Uffici dell’Amministrazione Centrale, quindi all’interno della stessa Area Organizzativa Omogenea (AOO), questi andranno registrati, all’interno del protocollo informatico, come Protocollo Interno e notificati alla struttura interessata. Si precisa, inoltre, che il documento andrà redatto in formato digitale (utilizzando il formato PDF) e firmato digitalmente.

A tal fine, si ricorda che l'art. 55 comma 1 del DPR 445/2000 prevede che "La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile" pertanto non sarà necessario apporre l'etichetta del protocollo direttamente sul documento stesso.

Per una maggiore leggibilità del documento si suggerisce l'utilizzo della firma elettronica in formato PAdeS (PDF Advanced Electronic Signature) in quanto le modalità e le tecnologie per l’identificazione dell’autore del documento e per le informazioni contenute nel documento originale (secondo la norma ETSI TS 102 778 e lo standard ISO 32000-1) si basano su formato PDF.

IL DIRETTORE GENERALE
Dott. Paolo Annunziato

Allegati:

"Nota integrativa per i Dipartimenti e le Strutture amministrative della Sede Centrale"

"Nota esplicativa"